EUDR Due-Diligence-Erklärung 2026: Schritt-für-Schritt-Leitfaden für Operatoren

EUDR Due-Diligence-Erklärung: Die 6 Schritte im Überblick

Operatoren, die EUDR-Rohstoffe erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringen oder aus der EU exportieren, müssen vor jeder Lieferung eine Due-Diligence-Erklärung (DDS) über das EU-Informationssystem EUSIS einreichen. Die 6 Pflichtschritte: (1) Risikobewertung, (2) Geolokalisierungsdaten erfassen, (3) Risikoklassifizierung, (4) ggf. Risikominderung, (5) DDS in EUSIS einreichen, (6) Referenznummer beim Zoll vorlegen.

Wer muss eine EUDR Due-Diligence-Erklärung einreichen?

Die EU-Entwaldungsverordnung (Verordnung (EU) 2023/1115, deren Anwendungsbeginn durch die Verordnung (EU) 2024/3234 und anschließend durch die Verordnung (EU) 2025/2650 verschoben wurde) unterscheidet zwei Akteurstypen mit unterschiedlichen Pflichten: Operatoren (volle Sorgfaltspflicht + DDS-Einreichung):

• Unternehmen, die betroffene Rohstoffe oder Erzeugnisse erstmals auf dem EU-Binnenmarkt in Verkehr bringen
• Unternehmen, die EUDR-Erzeugnisse aus der EU exportieren
• Gültig für alle 7 Rohstoffe: Rinder/Rindfleisch, Kakao, Kaffee, Palmöl, Soja, Holz, Kautschuk — und ihre Derivate

Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler (seit der Änderungsverordnung (EU) 2025/2650 keine eigene DDS):

• Nachgelagerte Marktteilnehmer stellen aus Erzeugnissen, für die bereits eine DDS vorliegt, neue Erzeugnisse her und bringen sie in Verkehr oder führen sie aus; Händler stellen Erzeugnisse innerhalb der EU auf dem Markt bereit
• Beide erfassen Name, Postanschrift und E-Mail-Adresse ihrer Lieferanten und ihrer gewerblichen Abnehmer sowie die DDS-Referenznummern — Letztere nur, wenn der Lieferant selbst Marktteilnehmer ist (Art. 5 Abs. 3)
• Diese Angaben werden mindestens 5 Jahre aufbewahrt und den Behörden auf Verlangen vorgelegt (Art. 5 Abs. 4)
• Nur Unternehmen, die keine KMU sind, müssen sich vor dem Inverkehrbringen bzw. Bereitstellen im EU-Informationssystem registrieren (Art. 5 Abs. 2)

Anwendungsdaten:

• Große UND mittlere Operatoren (alle Unternehmen, die mindestens zwei der drei Grenzen für kleine Unternehmen überschreiten: 5 Mio. € Bilanzsumme, 10 Mio. € Nettoumsatz, 50 Beschäftigte) sowie Händler: verpflichtet ab 30. Dezember 2026
• Kleinst- und Kleinoperatoren (höchstens 5 Mio. € Bilanzsumme, 10 Mio. € Nettoumsatz, 50 Beschäftigte; zwei von drei Grenzen) sowie Einzelpersonen: verpflichtet ab 30. Juni 2027
• Ausnahme: Holzprodukte, die zuvor unter die EU-Holzhandelsverordnung (EUTR) fielen, gelten unabhängig von der Unternehmensgröße bereits ab dem 30. Dezember 2026

Die Größenklassen richten sich nach Art. 3 der Richtlinie 2013/34/EU in der durch die Delegierte Richtlinie (EU) 2023/2775 angepassten Fassung (Art. 2 Nr. 30 und Art. 38 Abs. 3 EUDR), nicht nach der KMU-Empfehlung 2003/361/EG. Als KMU (Kleinst-, kleine und mittlere Unternehmen) gilt, wer am Bilanzstichtag mindestens zwei der drei Grenzen 25 Mio. € Bilanzsumme, 50 Mio. € Nettoumsatz und 250 Beschäftigte nicht überschreitet. Für den EUDR-Anwendungsbeginn zählt innerhalb dieser Gruppe aber die Unterscheidung zwischen mittleren Unternehmen (30. Dezember 2026) und Kleinst-/Kleinunternehmen (30. Juni 2027).

Schritt 1: Betroffenheitsprüfung — welche Produkte fallen unter die EUDR?

Bevor Sie eine DDS einreichen können, müssen Sie klären, ob Ihre Produkte überhaupt unter die EUDR fallen. Die Verordnung gilt für: Die vollständige Liste der HS-Zollcodes, die unter die EUDR fallen, ist im Anhang I der Verordnung (EU) 2023/1115 zu finden. Prüfen Sie Ihre Produkte anhand ihrer CN-Codes.

Schritt 2: Geolokalisierungsdaten der Anbauflächen erfassen

Dies ist typischerweise der aufwändigste Schritt. Die EUDR verlangt für jede Anbaufläche, aus der Ihre Rohstoffe stammen:

• Polygone (GPS-Polygone der Anbaufläche) für Flächen über 4 Hektar
• Punktkoordinaten (Längengrad/Breitengrad) für Flächen unter 4 Hektar

Die Koordinaten müssen auf Parzellenniveau vorliegen — Angaben auf Länder- oder Regionsebene sind nicht ausreichend. Praktische Herausforderungen:

• Lieferanten in Hochrisikoländern haben oft keine GPS-Ausrüstung
• Mehrstufige Lieferketten: Sie benötigen Daten bis zum Primärproduzenten (Farm), nicht nur bis zu Ihrem direkten Lieferanten
• Lösungsansätze: Satellitenbildanalyse durch Drittanbieter, Brancheninitiativen (z.B. gemeinsame Plattformen für Kakao und Kaffee in Westafrika)

Schritt 3: Risikoanalyse und Risikoklassifizierung

Nach der Datenbeschaffung führen Sie eine Risikoanalyse durch. Die Kommission hat ein Benchmarking-System eingeführt, das Länder und Regionen in drei Risikoklassen einteilt:

1. Geringes Risiko — Vereinfachte Sorgfaltspflicht: Weniger umfangreiche Prüfungen erforderlich, DDS-Einreichung aber weiterhin Pflicht
2. Standardrisiko — Volle Sorgfaltspflicht erforderlich
3. Hohes Risiko — Verstärkte Sorgfaltspflicht: Zusätzliche Maßnahmen und Dokumente nötig

Die Länderklassifizierung wird von der Kommission regelmäßig aktualisiert und über das EUSIS-Portal veröffentlicht. Operatoren müssen prüfen, in welche Kategorie ihre Lieferländer fallen.

Schritt 4: Risikominderungsmaßnahmen (bei festgestellten Risiken)

Wenn Ihre Risikoanalyse ein nicht-vernachlässigbares Entwaldungsrisiko ergibt, müssen Sie vor der DDS-Einreichung Risikominderungsmaßnahmen ergreifen:

• Zusätzliche Informationen und Dokumente vom Lieferanten anfordern
• Unabhängige Audits vor Ort oder Satellitenbild-Überprüfungen
• Ausschluss bestimmter Lieferanten oder Lieferkettenglieder
• Zertifizierungen (RSPO, FSC, Rainforest Alliance) können ergänzend eingesetzt werden — ersetzen aber nicht die eigene Sorgfaltsprüfung

Erst wenn das Risiko als vernachlässigbar eingestuft ist, kann die DDS eingereicht werden.

Schritt 5: Due-Diligence-Erklärung über EUSIS einreichen

Das EUSIS (EU Information System for EUDR) ist das zentrale Portal für die Einreichung. Der Prozess:

1. Registrierung: Melden Sie sich mit EU-Login an (ec.europa.eu/eu-login). Für Unternehmen ist eine EORI-Nummer empfohlen.
2. Neue DDS erstellen: Wählen Sie den Rohstoff, das Erzeugnis und die relevanten HS-Codes.
3. Daten eingeben:

- Geolokalisierungsdaten (Polygone oder Punktkoordinaten) - Herkunftsland und Herkunftsregion - Risikoklassifizierung und -einschätzung - Ergriffene Risikominderungsmaßnahmen (falls anwendbar) - Referenzen zu Lieferantendokumenten und Zertifikaten

1. Erklärung abgeben: Bestätigen Sie, dass die Angaben korrekt sind und das Produkt kein unvertretbares Entwaldungsrisiko darstellt.
2. Referenznummer erhalten: Nach erfolgreicher Einreichung generiert EUSIS eine eindeutige Referenznummer (DDS-Nummer).

Wichtig: Die DDS muss vor dem Inverkehrbringen oder Export eingereicht werden, nicht erst danach. Einmal eingereichte DDS können bei wiederholten, identischen Lieferungen für einen begrenzten Zeitraum wiederverwendet werden — prüfen Sie die EUSIS-Dokumentation für die genauen Bedingungen.

Schritt 6: DDS-Referenznummer beim Zoll vorlegen

Die DDS-Referenznummer aus EUSIS muss bei der Zollabfertigung vorgelegt werden. Ohne gültige Referenznummer wird die Ware nicht abgefertigt — sie wird zurückgehalten bis zur Klärung.

Für den Export aus der EU gilt dasselbe: Die DDS-Referenznummer wird in die Ausfuhrzollanmeldung eingetragen.

Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler reichen keine eigene DDS ein. Sie halten die Referenznummern bereit, die ihnen ein liefernder Marktteilnehmer mitgeteilt hat, und legen sie zusammen mit den Lieferanten- und Abnehmerdaten auf Verlangen der Behörde vor. Die Pflicht, die Referenznummer an die nachgelagerte Lieferkette weiterzugeben, liegt beim Marktteilnehmer (Art. 4 Abs. 7).

Aufbewahrungspflichten: 5 Jahre für alle DDS-Unterlagen

Alle Unterlagen im Zusammenhang mit der Due-Diligence-Erklärung müssen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden:

• Die eingereichten DDS mit ihren Referenznummern
• Geolokalisierungsdaten und deren Quellen (Lieferantenangaben, Satellitendaten)
• Risikoanalysen und Risikobewertungen
• Nachweise über Risikominderungsmaßnahmen
• Lieferantenverträge und Zertifikate

Die BLE (Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung) ist in Deutschland die zuständige Kontrollbehörde für die meisten EUDR-relevanten Produkte und kann diese Unterlagen bei Kontrollen anfordern.

Häufige Fehler bei der DDS-Einreichung — und wie Sie sie vermeiden

1. Fehlende Parzellendaten: Koordinaten auf Landes- oder Regionsebene sind unzureichend. EUSIS weist die DDS ab oder markiert sie als unvollständig.
2. Falsche HS-Codes: Ein falscher Zollcode kann zur Nichtanwendung der EUDR führen — oder umgekehrt zu unnötigem Aufwand. Prüfen Sie die Codes in Anhang I der Verordnung.
3. DDS zu spät eingereicht: Die Einreichung muss vor dem Inverkehrbringen erfolgen. Nachträgliche DDS sind nicht zulässig.
4. Lieferkette nicht vollständig erfasst: Die EUDR verlangt Daten bis zum Primärproduzenten. Daten nur vom direkten Lieferanten reichen nicht.
5. Zertifizierungen als Ersatz: RSPO, FSC oder ähnliche Zertifikate ersetzen nicht die eigene Sorgfaltsprüfung und Geolokalisierungsdaten — sie können ergänzend herangezogen werden.

FAQ — EUDR Due-Diligence-Erklärung für Operatoren